FINAL PUBLIC NOTICE

Title VI Procedures and Compliance (English)

FTA Circular 4702.1B, Chapter III, Paragraph 6: All recipients shall develop procedures for investigating and tracking Title VI complaints filed aginst them and make their procedures for filing a complaint available to member of the public.

Complaint Procedure

Any person who believes he or she has been discriminated against on the basis of race, color, or national origin by MACtown, Inc., may file a Title VI complaint by completing and submitting the agency’s Title VI Complaint Form. Complaints can also be submitted by writing a letter, calling or emailing the    MACtown, Inc.  Title VI/Nondiscrimination Coordinator:

Jenya Ninaquispe

Director of Human Resources

Nondiscrimination Coordinator

151 NE 62^nd Street

Miami, FL 33138

Email: jenyan@ MACtown.org

Phone: 305-758-4485

Fax: 305-756-9990

If possible, the complaint should be submitted in writing and contain the identity of the complainant; the basis for the allegations (i.e., race, color, national origin, sex, religion, age,

Disability or family status); and a description of the alleged discrimination with the date of occurrence. If the complaint cannot be submitted in writing, the complainant should contact the Title VI/Nondiscrimination Coordinator/Director of Human Resources for assistance.  MACtown, Inc., investigates complaints received no more than 180 days after the alleged incident. MACtown, Inc., will only process complaints that are complete. To be considered complete, complainants must, at a minimum, include their name, contact information, date of alleged incident, and a description of the incident.

Once the complaint is received, MACtown, Inc., will review it to determine if our office has jurisdiction. The complainant will receive an acknowledgement letter informing him/her whether the complaint will be investigated by our office.

MACtown, Inc., has thirty (30) days to investigate the complaint. If more information is needed to resolve the case, MACtown, Inc., may contact the complainant. The complainant has ten (10) business days from the date of the letter to send requested information to the investigator assigned to the case. If the investigator is not contacted by the complainant or does not receive the additional information within ten (10) business days, MACtown, Inc., can administratively close the case. A case can also be administratively closed if the complainant no longer wishes to pursue their case.

After the investigator reviews the complaint, she/he will issue one of two letters to the complainant: a closure letter or a letter of finding (LOF). A closure letter summarizes the allegations and states that there was not a Title VI violation and that the case will be closed. A LOF summarizes the allegations and the interviews regarding the alleged incident, and explains whether any disciplinary action, additional training of the staff member or other action will occur. If the complainant wishes to appeal the decision, she/he has seven (7) days to do so from the time he/she receives the closure letter or the LOF.

The complaint procedures and forms will be made available to the public on MACtown, Inc., website (www.MACtown.org).  The forms are also available in other formats upon request.

Notice to Public and Complaint Procedure (Spanish)

El propósito de este documento es para detallar específicos procedimientos de queja para mejores esfuerzos de documentación tocante al Título VI y estatútos relacionados.

El título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 dispone que:

Ninguna persona en los Estados Unidos será excluída de participar en, ni se le negará los beneficios de, o será objeto de discriminación debido a su raza, color u origen nacional, en cualquier programa o actividad que recibe ayuda financiera federal.

MACtown, Inc.no condona la discriminación y cree que todos deben ser protegidos basado en la criteria citada y no serán excluidos de participación en, negados beneficios de, a traves de actividades de    MACtown, Inc. Transportación.

MACtown, Inc. PROCEDIMIENTO DE QUEJA: Toda persona que cree que él o ella, o una clase específica de personas, ha sido objeto de discriminación basada en raza, color, país de origen, por MACtown, Inc. l puede fichar una queja si entregue el formulario para quejas adjunto.  Este formulario está disponible en nuestras oficinas y puede ser enviado por correo postal, o, correo electrónico.  MACtown, Inc. investigue quejas entregadas dentro de 180 dias después del alegado incidente.  Cuando   MACtown, Inc.reciba una queja, la queja será repasada para determinar si esta completa.   MACtown, Inc.va a procesar todas las quejas completas que hayan sido entregadas.

Si se requiere más información para resolver el caso, MACtown, Inc.se pondrá en contacto con el demandante.  El demandante dispone de 15 días hábiles desde la fecha de dicho contacto para enviar la información solicitada al investigador asignado al caso.  Si el demandante no se pone en contacto con el investigador asignado o no recibe la información pedida dentro de los 15 días hábiles, MACtown, Inc.puede cerrar administrativamente el caso.  Un caso también puede ser administrativamente cerrado si el demandante ya no desea continuar con su caso.

Después de que el investigador revisa la queja, se emitirá una notificación escrita al demandante: una carta para finalizar el caso o una carta de hallazgo (LOF).  Una carta finalizando el caso resumirá las alegaciónes y afirmará que no había una violación del Título VI y que el caso será cerrado. Una carta de hallazgo (LOF) resume las alegaciónes y la información tocante al alegado incidente, y explica si una acción disciplinaria, entrenamiento adicional del funcionario u otra acción ocurrirá.  Si el demandante desea apelar la decisión, tiene 10 días después de la fecha de la carta o la LOF para hacerlo.

Una persona también puede presentar una queja directamente con la Administración Federal de Tránsito (FTA), a la FTA Office of Civil Rights, 1200 New Jersey Avenue SE, Washington, DC 20590.

Es la póliza de    MACtown, Inc.que si algún grupo lingüístico que tenga Dominio Limitado del Inglés (LEP) alcanza cinco por ciento o 1.000 personas de la población totál (a partir de datos del censo), ofrecerémos servicios de traducción orales libres.  De la misma manera, se proporcionarán documentos vitales en el idioma correspondiente (cuando sea necesario).  El área de servicio del Condado de Gadsden contiene más de 1.000 personas que hablan Inglés “Menos que Muy Bien”.  Por lo tanto, dispondrémos de empleados de tiempo completo que hablan el idioma de LEP más común, español, para servicios de traducción cuando sea necesario.  Además, nuestros conductores de autobuses de ruta fija desviados tienen acceso a la traducción en español a las frases comunes en sus vehículos para ayudar con la comunicación con los pasajeros de habla hispana.  Del mismo modo, información, tales como aumentos de tarifas se publican dentro de los vehículos en Inglés y en Español.

Title VI Notice to The Public ( French )

3.1 Avis au public

Les bénéficiaires doivent informer le public de ses droits en vertu du titre VI et inclure l’avis et l’endroit où il est affiché dans le programme Titre VI. L’avis doit comprendre:
• Une déclaration selon laquelle l’agence gère des programmes sans égard à la race, la couleur et l’origine nationale
• Une description des procédures que les membres du public doivent suivre afin de demander des informations supplémentaires sur les obligations de non-discrimination du bénéficiaire
• Une description de la procédure que les membres du public doivent suivre pour déposer une plainte de discrimination contre le bénéficiaire
Voici l’avis du titre VI de MACtown, Inc. au public:
MACtown, Inc. exploite ses programmes et services de transport sans égard à la race, la couleur et l’origine nationale conformément au titre VI de la loi sur les droits civils de 1964. Toute personne qui se croit lésée par une pratique discriminatoire illégale en vertu du titre VI peut déposer une plainte auprès de MACtown, Inc.
Pour plus d’informations sur le programme de droits civiques de MACtown, Inc. et les procédures pour déposer une plainte concernant le programme de transport, contactez Clinton A. Bower au (305-758-4485 / 151 NE 62 Street, Miami, Floride 33138, www MACtown.org).
Un plaignant peut déposer une plainte directement auprès du Département des transports de la Floride en déposant une plainte auprès de la coordinatrice du titre 6 du district 6, Irene Varela, Irene.Varela@dot.stat.fl.us
Un plaignant peut également déposer une plainte directement auprès de la Federal Transit Administration en déposant une plainte auprès du Bureau des droits civils, à l’attention de l’équipe chargée des plaintes, East Building, 5th Floor-TCR, 1200 New Jersey Ave., SE, Washington, DC 20590.
Si des informations sont nécessaires dans une autre langue, contactez: Jenya Ninaquispe ou Sabrina Golub pour obtenir de l’aide pour la traduction des documents. Jenya Ninaquispe, Directrice des services humains, Courriel: JenyaN@mactown.org. Les suppléants sont: Sabrina Golub, Gestionnaire des ressources humaines, Courriel: sabrinag@mactown.org
Les documents requis ont été affichés en anglais et en espagnol (les documents traduits se trouvent à l’annexe E). Il n’y a jamais eu de demande de documents dans une autre langue, mais dans le cas où un

GRIEVANCE FORM
& PROCEDURE ACKNOWLEDGEMENT RECEIPT

While at MacTown, Inc., you are entitled to officially submit a complaint by using the Grievance Form and Procedure, if a situation you are concerned about is not effectively resolved by staff (Case Manager, Supervisors on duty, etc.) This form (and its procedure) is to be used in any complaint regarding:

a.  Services or Activities offered at the Center;

b.  Day-to-Day Operations of the Center;

c.  Center staff behavior towards a Participant;

d.  Disciplinary action(s) taken towards the Participant (s) by Center staff members or service providers located at the Center; or

e.  Decisions/Determinations made by the Center staff members or Service Providers located at the Center to deny or exclude a Participant (s)from access to or participation in a service or activity offered at the Center.

The grievance form is available in the following locations:

a. Front Lobby

b. Participant Relations Coordinator’s Office

c. Case Manager’s Office

To submit or file a grievance, participants must complete the Grievance Form outlining the facts upon which the concern is based. The statement should be in his or her personal words whenever possible. Once completed and submitted, the grievance resolution process will begin. The grievance can be submitted to Human Resources, Jenya Ninaquiste. Please keep in mind that Participants will never be denied access to this form.

The grievance procedure is as follows:

1. If you have a grievance, you must submit your grievance in writing to the Participants Case Manager, using the form attached.

2. Your grievance will be reviewed by the Participants Case Manager and the Program Services Manager. In the discretion of the Managers, your grievance may also be reviewed by the members of the Human Resources Department assigned to your case.

3. The Participants Case Manager and Program Services Manager will investigate the matter and render a decision in writing to you within a reasonable period of time, not to exceed five (5) business days. You are entitled to a copy of this decision and copy of the decision will be placed in your case file. 

If you are unsatisfied with the decision of the Participants Case Manager and Program Services Manager, you may appeal this decision to the Leadership Team to include the Operations Manager and / or Human Services and/or the VP of MacTown, Inc. To make an appeal you must submit to the Leadership Team, a copy of your original grievance, plus a copy of Participant Case Manager/Program Manager’s written decision.

4. The Leadership Team will investigate the matter from all points of view and will render a decision in writing to you within a reasonable period, not to exceed 5 business days.

5. You are entitled to a copy of the Final decision. A Copy of the Final decision will be forwarded to the Participants Case Manager and the Program Services Manager. A Copy will be placed in your case file as well as distributed to members of the Multi-Disciplinary Human Resources Dept. assigned to your case.

6. The Leadership Team is the final arbiter in the grievance procedure at MacTown

Contact Information to file a Grievance is as follows:

Human Services Director, Email: JenyaN@mactown.org

Address: MacTown, Inc., 151 NE 62nd Street, Miami, Florida 33138

Ph. (305) 758-4485

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